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Crisis Management in Operations – the Production Control Room

Krisenmanagement in Operations - der tägliche Control Room in der Produktion

In diesem Blog wollen wir nun auf den Production Control Room (oder "War Room") eingehen, der ein zentrales Element im Krisenmanagement ist. Im Grunde ist es ein Ort, an dem alle relevanten Informationen des Krisenmanagements zusammenlaufen und an dem man sich täglich über den aktuellen Krisenstatus austauschen kann.  

Der Aufbau des Control Rooms folgt dem Wertschöpfungsprozess (siehe unten ein Beispiel für einen typischen Composite-Hersteller):

Alle relevanten Prozessinformationen werden täglich aktualisiert und an der Wand des Kontrollraums angebracht. Je nach Krisenmodus treffen sich alle Beteiligten ein- bis zweimal am Tag, um die relevanten KPIs durchzugehen, wichtige Probleme anzusprechen und bei Bedarf (und den gibt es in einer Krise immer) entsprechende Maßnahmen einzuleiten.

Der Leiter des Kontrollraums ist der Krisenmanager (eine Art Programm-Management-Profil). In unseren Projekten ist es häufig so, dass foliofive diese Rolle übernimmt und nach gegebener Zeit an einen Mitarbeiter des Kunden übergibt. Wir beginnen in der Regel mit einer Übersicht über den aktuellen Lieferstatus im Vergleich zum Plan. Danach berichten die verantwortlichen Manager über ihre wichtigsten Input-Elemente.  Das sind in der Regel der Materialeinsatz (Kaufteile und Rohmaterialien), der Engineering-Einsatz (Zeichnungen, späte Änderungen, ...) und Werkzeugänderungen und der Status über neu zu bestellende oder anzupassende Werkzeuge.

Der KPI für Material wird von einem Vertreter des Einkaufs vorgestellt und enthält für alle kritischen Positionen einen Status über den aktuellen Bestand (genannt Reichweite und gemessen in Wochen) und eine Information über die Wiederbeschaffungszeit (ebenfalls gemessen in Wochen).  Zentrale Fragen: Sind alle Materialien verfügbar oder besteht die Gefahr eines Engpasses, weil der Bestand geringer ist als die Wiederbeschaffungszeit? Der Control Room ermöglicht einen sofortigen Abgleich der Informationen.  Bestätigt die Produktion, dass alle Materialien verfügbar sind? Das ist eine unserer Standardfragen.

Die Konstruktion gibt einen Überblick über die letzten Änderungen, d. h. über die Verfügbarkeit ihres Inputs vom Kunden, den Status der Konstruktionen und die möglichen Auswirkungen auf neu zu fertigende Werkzeuge bzw. Änderungen für die Beschaffung beim Lieferanten. Der Status der Werkzeuge (konstruiert, geliefert, einsatzbereit, First Article Inspection durchgeführt) folgt direkt im Anschluss an den Engineering-Bericht. Aus unserer Erfahrung funktioniert die Schnittstelle zwischen Engineering und Procurement oft nicht gut genug.  Dadurch geht oft wertvolle Zeit beim Durchsteuern von Änderungen über die Supply Chain verloren.

Im nächsten Schritt meldet die Fertigung den aktuellen Status pro Arbeitsstation. Mindestinformationen sind die erreichte Tagesleistung gegenüber dem Plan, die Recoverymaßnahmen bei Nichterreichen des Plans und ein Ausblick, ob das Wochenziel (noch) erreicht werden kann.  Spätestens am Mittwoch muss eine Information gegeben werden, ob zusätzliche Schichten am Wochenende zur Wiederherstellung benötigt werden und wie dies organisiert wurde. Zusätzlich zum Control Room ist ein wöchentliches Planning Review Meeting vorgeschrieben, in dem sich Planung, Fertigung, Logistik und Steuerung regelmäßig treffen. Der Zweck ist die funktionsübergreifende Überprüfung der Leistung der letzten Woche. Falls es eine Unterschreitung gab, muss die nicht erreichte Arbeitslast zum Ziel der nächsten Woche (Rolling Forecast) addiert werden, um das Gesamtziel zu erreichen.

Nach der Fertigung wird die Qualität gebeten, den aktuellen Status der wichtigsten KPIs zu liefern.  Normalerweise sollten sie als Gates entlang des Produktionsprozesses organisiert sein.  Im Control Room geht es vor allem um ihre Entwicklung im Zeitverlauf. Eine detaillierte Untersuchung (einschließlich einer Pareto-Analyse, DMAIC, etc.), Berichterstattung und Steuerung erfolgt in einem separaten wöchentlichen Q-Board, das ebenso obligatorisch ist wie der Control Room.

Alle neuen Aktionen oder Entscheidungen während des Control Room Meetings werden in unseren Krisen-Aktions-Tracker eingetragen.  In der Regel sind die Fristen für Aktionen sehr kurz, und es sollte eine dedizierte Person benannt werden, die die rechtzeitige Fertigstellung der Aktionen kontrolliert.

Am Ende beenden wir den Control Room mit einem Blick auf den aktuellen Produktlieferplan. Sind wir in Bezug auf unsere gegebene Verpflichtung auf dem richtigen Weg? Gibt es noch etwas, was wir tun können, um den Zeitplan einzuhalten? Wenn die Antwort ein klares Ja ist, gehen wir zurück in die Werkstatt und setzen unsere Arbeit fort.

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